SISTEM INFORMASI MANAGEMEN

A.    Pengertian dasar Sistem Informasi Managemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari

interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

            Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing).

            SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1.      Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.      Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.      Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.      Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.      Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.      Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.      Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8.      Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

10.  Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

            Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer- manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

            Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

B.     Konsep Sistem Informasi Organisasional

Pada dasarnya konsep system organisasional ini memiliki hubungan antara system dan organisasi. Bagaimana system tersebut dapat bisa terorganisasi dengan baik. Sistem itu sendiri adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan soft ware komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut System Analysis and Design (SA&D).

Proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini:

1.         Seorang manajer harus tahu apa yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana suatu sistem bekerja.

2.         Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

3.         Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.

4.         Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain. mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

5.         Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

C.    Peranan SIM dalam pemecahan masalah

Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka.Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediankan informasi untuk manajemen setiap tingkatan.Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda.Oleh karena itu untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembangan system informasi  harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.

Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.

Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakann memilih alternative tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang di pilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.

1.      Peranan Interpersonal

·         Figur Pimpinan: Manajer melakukan tugas-tugas seremonial, seperti memberikan tur ke fasilitas bagi tamu yang berkunjung.

·         Pimpinan: Manajer memelihara unitnya dengan memperkerjakan dan melatih staf serta memberikan motivasi dan semangat.

·         Hubungan: Manajer melakukan kontak dengan orang-orang diluar unit manajer itu sendiri (sesama manajer dan pihak lain di dalam lingkugan unit) dengn tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.

2.      Peranan Informasional

·         Monitor: Manajer terus mencari informasi yang berisa kinerja unitnya.

·         Desimenator: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak lain di dalam unitnya.

·         Juru Bicara: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak diluar unit(atasan dan orang-orang di dalam lingkungan).

3.      Peranan Keputusan

·         Wirausaha: Manajer melakukan perbaikan yang permanen terhadap unit, seperti mengubah struktur organisasi.

·         Penanganan Gangguan: Manajer memberikan reaksi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak  di antisipasi sebelumnya, seperti devaluasi mata uang di Negara-negara asing di mana perusahaan memiliki operasi.

·         Pengalokasi Sumber Daya: Manajer mengendaikan kas unitnya, menentukan berbagai sub unit mana akan menerima sumber daya apa.

·         Negosiator: Manajer menyelesaikan perselisihan yang terjadi di dalam unit dan antara unit dengan lingkungannya.

Sistem Informasi Manajemen dalam pemecahan masalah ada 2 dasar yaitu:

1.      Sumber daya informasi seorganisasi

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu cara organisasi untuk menyediakan informasi dalam rangka pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen format dari para eksekutif untuk menyediakan komputer sebagai alat bantu bagi manajer untuk memecahkan masalah.

2.      Identifikasi dan pemahaman masalah

Ide utama dibalik S.I.M adalah menjaga agar pasokan informasi mengalir terus ke manajer.

Sistem Informasi Manajemen

Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

            Tahapan-tahapan Pemecahan Masalah:

            Menurut Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal:

·         Aktivitas Intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan.

·         Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.

·         Aktivitas pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.

·         Akitivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.

Untuk melakukan masing-masing aktivitas, pemecah masalah harus memiliki informasi. Sistem informasi, yang dikembangkan oleh pengguna (user) maupun spesialis informasi, akan memberikan informasi ini.

           

            Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli, 2000, Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Davis, G.B, 1993, Kerangka Dasar Sistem Informasi Managemen. Jakarta: PT Midas Surya Grafindo

Kumorotomo,Wahyudi, 1996, Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi Publik, Gajah Mada Press, Yogyakarta.